یک کلینیک پزشکی مجموعه ای از حوزه ها و فعالیت های بسیار پیچیده را در اختیار دارد. با این حال، یک سه پایه وجود دارد که در آن سه ناحیه یک کار پشتیبانی ضروری را انجام می دهند تا هر فرآیند کاری اتفاق بیفتد. این مناطق عبارتند از تلفن، برنامه زمان بندی و پذیرش. تلفن جایی است که جادوی کلمات رخ می دهد. این اساساً به این دلیل است که مشتریان از حسی که برای «آگاه شدن» از پیام نرم افزار مدیریت کلینیک استفاده می‌کنند، شنوایی است. به این ترتیب، آنچه گفته می شود و نحوه بیان آن همه تفاوت را ایجاد می کند. همچنین لازم است که نحوه انجام یک تماس تلفنی در مراحل مختلف آن را بدانیم و بدانیم تا بتوانیم بهترین نتیجه را برای موفقیت در خدمات پزشکی کسب کنیم. کار برنامه ریزی باید به گونه ای برنامه ریزی و اجرا شود که پتانسیل کاری پزشکان به حداکثر برسد. برای تحقق این امر نیاز به تکنیک و خلاقیت است. میز پذیرش جایی است که خدمات به مشتریان رو در رو انجام می شود. در این لحظه، همراه با یک ارتباط کلامی مؤثر، متغیرهای دیگری نیز توسط مراجع مشاهده می شود و بر تصویر ادراکی که از کلینیک و کارکنان آن ایجاد می کند، تأثیر می گذارد.
برای درک بهتر ارتباط، با توجه به کانال های آن، می توان آن را به دو دسته کلامی و غیرکلامی تقسیم کرد. در هر شکل ارتباطی، باید توجه داشت که همیشه چیزی که شما ارسال می کنید دقیقاً همان چیزی نیست که گیرنده درک می کند. این به این دلیل است که بین فرستنده و گیرنده، یک سری متغیر وجود دارد که ممکن است با تغییر درک عمل کنند. هرچه درک گیرنده دقیق تر باشد، ارتباط موثرتر خواهد بود. به این ترتیب، برای رسیدن به دقت هر چه بیشتر، شناخت و کنترل مکانیسم هایی که ممکن است باعث ایجاد اعوجاج در ارتباطات شوند، مهم است. علاوه بر این، ویژگی های روانی و شخصیت نیز بر درک پیام تأثیر می گذارد. با این حال، برای کنترل این متغیرها نمی توان کاری انجام داد. توجه دقیق و تکنیک نرم افزار مدیریت کلینیک در حین انتقال امری ضروری است، به طوری که ما بتوانیم با کمترین میزان تحریف در درک، تا حد امکان مؤثر ارتباط برقرار کنیم. هنوز در مورد ارتباط باید به تأثیر کلمات در ارتباط با مشتری توجه ویژه ای داشت. هر کلمه معنای خود را دارد که بسته به زمینه، به جهات مختلفی اشاره می کند. در انتخاب مناسب ترین ها برای رسیدن به اهداف در ارتباط باید دقت کرد.
سرعت درک زمان ممکن است بسته به موقعیت و شرایطی که افراد در آن قرار می گیرند متفاوت باشد. درک زمان انتظاری که مراجعه کننده در داخل کلینیک می گذراند باید تا کوچکترین جزئیات مدیریت شود که ممکن است زمان انتظار را خوشایندتر کند. و تجربه کمتر بد. درک اهمیت برنامه ریزی و مدیریت دقیق اتاق انتظار که در آن مراجعان در داخل کلینیک حضور خواهند داشت و دائماً این مناطق را با سطح کیفی بالایی در نگهداری آن حفظ می کنند، ضروری است. مجموعه ای از اقدامات ممکن است برای این مکان ها برنامه ریزی شود، مانند: مجلات، قهوه، موسیقی محیطی، تلویزیون، اتصال و غیره. علاوه بر این، سوالات مربوط به محیط مانند نور، دسترسی و امکانات رفاهی نیز بسیار مهم هستند. درک زمان هر یک از اینها باید قبلاً به روشی فنی تجزیه و تحلیل شود تا بتوان از آن به درستی استفاده کرد و به طور کامل به هدف خود که آگاهی از زمان مشتری به بهترین شکل ممکن است، دست یافت.
نمایشی که کارمندان به سایر افراد دارند، تصویر حرفه ای آنهاست. می توان گفت که این تصویری است که آنها به افرادی که با آنها در تماس هستند، ارائه می دهند. این تصویر از متغیرهای بی شماری مانند: مراقبت از ظاهر، ارتباط و غیره تشکیل شده است. هر یک از این متغیرها در صورت تمایل به داشتن یک تصویر مثبت، تعداد نقاطی را که باید کنترل شوند، تشکیل شده است. علاوه بر این، رفتار اخلاقی به طور فزاینده ای وزن بیشتری در شکل گیری تصویر حرفه ای یک کارمند داشته است. مشتریان در حال حاضر بیش از هر زمان دیگری به این مسائل توجه دارند و برای کارکنان اخلاقی که هدف اصلی آنها در کار، رفاه مشتری است، ارزش قائل هستند. همه متغیرها همراه با این اطلاعات بازتابی را تشکیل می دهند که توسط دیگران درک می شود. بنابراین، آگاهی از این موضوع و مدیریت دقیق تصویری که هر یک در انعکاس خود می‌گذارند بسیار مهم است، زیرا داشتن دیدگاه مثبت از مراجع و جامعه برای موفقیت حرفه‌ای پزشک تعیین‌کننده است.
داستان هایی از موقعیت‌های زندگی واقعی به ما اندازه‌گیری دقیق تری از آنچه اتفاق افتاده است و آنچه ممکن است در آینده رخ دهد، می دهد. این گواه واقعی این است که چه چیزی ممکن است در شرایط خاص کار کند یا نه. بنابراین، این داستان ها به منبع مهمی برای یادگیری تبدیل می شوند که ممکن است باعث شود مسیر خود را تغییر دهیم، بدون اینکه مجبور باشیم در موقعیت‌هایی قرار بگیریم که به راحتی می‌توان از آنها اجتناب کرد. آنها همچنین داده‌های ارزشمندی را به ما می‌دهند که به ما در برنامه‌ریزی برای استراتژی‌ها و اقداماتی که ممکن است مشکلات احتمالی را پیش‌بینی کرده یا از آن جلوگیری کنند یا حتی سرنخ هایی از آنچه می تواند به خوبی کار می‌کند به ما بدهد، کمک می کند. مثال‌هایی که در اینجا گفته می‌شود، نمونه‌هایی هستند که به نرم افزار مدیریت کلینیک در یادگیری و برنامه‌ریزی کمک می‌کنند و هدفشان رضایت مشتری است.